زیبایی SaaS این است که تقریباً بدون بودجه می توانید یک پشته فناوری اولیه بسازید. بسیاری از ابزارها فقط با چند دلار در ماه شروع می شوند یا دارای سطوح رایگان برای تعداد کمی از کاربران هستند. اما همانطور که تجارت شما رشد می کند، پیچیدگی پشته فناوری شما و هزینه آن نیز افزایش می یابد. خلاص شدن از شر آن یک گزینه نیست: SaaS برای کسب و کارهایی که در چشم انداز دوردست امروزی فعالیت می کنند بسیار مهم است.

در داخل و خارج از دفتر، ابزارهای SaaS همه چیز را از امور مالی گرفته تا پشتیبانی مشتری را مدیریت می‌کنند.

برای تحت کنترل نگه داشتن هزینه ها، به یک برنامه مدیریت SaaS کارآمد نیاز دارید.

مراقب گسترش SaaS باشید

مدیریت تنها راهی است که می توانید در بالای پشته فناوری رو به رشد خود قرار بگیرید. شرکت های امروزی از 242 تا 364 ابزار SaaS استفاده می کنند و ابزارهای تکراری رایج هستند. ابزارهای دیگر بدون استفاده در پس زمینه از بین می روند و هر بار که قرارداد تمدید می شود بی سر و صدا پول را می مکند.

هیچ شرکتی از این “گسترش SaaS” مصون نیست. ارتباطات ضعیف بین بخش ها باعث کاهش دید می شود تا زمانی که هیچ کس مطمئن نباشد که چه راه حل هایی وجود دارد. مرتب سازی قراردادها برای یافتن این موضوع زمان می برد و بر بهره وری تأثیر می گذارد. اگر یافتن پاسخ‌ها آسان باشد، ممکن است کسی ابزار یا صندلی بیشتری بخرد—همانطور که پراکندگی ادامه دارد.

این هزینه‌ها می‌توانند زیان‌های قابل‌توجهی را برای شرکت شما به همراه داشته باشند، به‌ویژه زمانی که با افزایش قیمت SaaS همراه باشند که با جذب مشتریان بیشتر و استخدام کارمندان جدید همراه است. زمان زیادی طول نمی کشد تا به نقطه ای برسید که هزینه ای بسیار بیشتر از آنچه نیاز دارید بپردازید: یک شرکت معمولی برای هر کارمند 700 تا 1200 دلار برای SaaS اضافه پرداخت می کند.

3 مرحله برای مدیریت هوشمند SaaS

تحت کنترل گرفتن گسترش SaaS برای نتیجه شما بسیار مهم است. به جای اینکه منتظر بمانید تا پشته فناوری شما به هم ریخته شود، این مراحل را برای ساده کردن استفاده از SaaS، بهبود تدارکات و ایجاد یک فرآیند مدیریت قابل اعتماد دنبال کنید.

1) یک حسابرسی سالانه SaaS انجام دهید

ممیزی سالانه یک نمای کلی از تمام ابزارهای SaaS که شرکت شما برای آنها پرداخت می کند به شما می دهد. هنگامی که داده ها را در اختیار دارید، می توانید فرصت هایی را برای کاهش هزینه ها شناسایی کنید.

برای انجام ممیزی، تیم های خود را بررسی کنید تا بدانید از چه ابزارهایی استفاده می کنند. فهرستی از نام و عملکرد هر پلتفرم در یک صفحه گسترده یا پایگاه داده تهیه کنید.

در مرحله بعد، سوابق مالی خود، از جمله تراکنش های کارت اعتباری کارکنان را بررسی کنید. به تمام هزینه‌های SaaS، از جمله ابزارهایی که کارمندان شما گزارش نکرده‌اند، توجه داشته باشید. اعضای تیم ممکن است نرم افزاری را که به ندرت استفاده می کنند فراموش کنند یا دیگر از ابزارهایی استفاده نکنند که هنوز قرارداد دارند. این ابزارها را به لیست خود اضافه کنید و در صورت لزوم در مورد آنها تحقیق کنید تا بفهمید برای چه کاری هستند.

اطلاعات قرارداد را بررسی کنید تا لیست هزینه های خود را نهایی کنید و در صورت کشف ابزارهای اضافی، صفحه گسترده خود را به روز کنید.

وقتی حسابرسی شما کامل شد، باید بدانید:

• از چه برنامه هایی استفاده می کنید
• کدام بخش ها از آن برنامه ها استفاده می کنند
• زمانی که قراردادها تمدید می شوند
• اگر برنامه ها یا مجوزهای تکراری دارید
• اگر برای برنامه ها پول می دهید، هیچ کس از آن استفاده نمی کند
• هزینه های SaaS شما برای هر بخش چقدر است
• کل هزینه های SaaS برای کل شرکت چقدر است

از این اطلاعات برای شناسایی ابزارهایی با عملکردهای همپوشانی و مکان هایی که برای صندلی های استفاده نشده پرداخت می کنید، استفاده کنید. تعیین کنید که آیا نیازهایی دارید که پشته فناوری فعلی شما آن را پوشش نمی دهد. این به شما کمک می‌کند تا نرم‌افزارهایی را که باید لغو شوند، قراردادهایی را که می‌خواهید حق امتیاز دهید و ابزارهایی برای خرید یا جایگزینی شناسایی کنید.

2) تهیه نرم افزار را ساده کنید

برنامه شما نباید پیچیده باشد. با یک تیم اختصاصی از افراد داخل شرکت خود شروع کنید که در ابزارهای SaaS مورد استفاده و مورد نیاز شما سواد دارند. واگذاری تمامی مسئولیت های تدارکات به این تیم، مشکل رایج هماهنگی خرید نرم افزار بین تصمیم گیرندگان در بخش های مختلف را از بین می برد. یک تیم تدارکات اختصاصی همچنین می‌تواند از آخرین روندهای SaaS برای شناسایی ابزارهای جدیدی که عملکردهای بهبود یافته را با هزینه کمتر ارائه می‌کنند، آگاه باشد.

اطمینان حاصل کنید که تیم تدارکات شما اهداف، چشم انداز بلندمدت و بودجه SaaS شرکت شما را درک کرده است تا بتوانند ابزارهایی را که مشکلات خاص را برطرف می کنند و فروشندگانی را انتخاب کنند که بهترین ارزش را ارائه می دهند، استفاده کنند.

گاهی اوقات ارزش به شکل ابزارها یا ویژگی های اضافی از فروشندگانی است که قبلاً با آنها کار می کنید یا ابزارهای جدیدی از فروشندگانی که قبلاً با آنها کار کرده اید. یک پایگاه داده متمرکز فروشنده ایجاد کنید تا تیم تدارکات بتوانند به راحتی اطلاعات تماس، جزئیات قرارداد و داده های استفاده را در حین تحقیق در مورد راه حل ها پیدا کنند.

از آنجایی که تدارکات می تواند یک فرآیند طولانی و پیچیده باشد، از تیم خود بخواهید که هر مرحله را برای ایجاد یک چارچوب قابل تکرار مستندسازی کند. هر بار روند را بهبود ببخشید تا آن را برای خریدهای بعدی ساده کنید.

3) یک برنامه مدیریت بلند مدت SaaS ایجاد کنید

ممیزی و تدارکات SaaS زمان و منابع زیادی را می طلبد، بنابراین رفتن به مسیر DIY برای برخی از مشاغل منطقی نیست. اگر نتوانید توجه کافی را به هر دو فرآیند اختصاص دهید، به ناچار چیزی از بین خواهد رفت و با بازگشت گسترش مخوف SaaS متوجه خواهید شد که برای نرم افزار هزینه بیشتری می پردازید.

ممکن است زودتر از آنچه فکر می کنید اتفاق بیفتد: وقتی به 50 کارمند رسیدید، قابلیت مشاهده ابزارها و مجوزهای SaaS ممکن است کاهش یابد. فروشندگان شخص ثالث مانند Tropic خدمات مدیریت و تدارکات SaaS را برای بازیابی دید و در عین حال صرفه جویی در وقت و هزینه ارائه می دهند.

با یک پلت فرم مدیریت SaaS، می‌توانید تمام اطلاعات استفاده از نرم‌افزار خود را در یک مکان ببینید—و این اطلاعات بسیار دقیق‌تر از آنچه از ممیزی یاد می‌گیرید است. این پلتفرم‌ها استفاده از SaaS افراد و بخش‌ها را ردیابی می‌کنند تا به شما درک بهتری از نحوه حقوقی کردن قراردادهایتان بدهند.

یک شریک تدارکاتی می تواند از این داده ها برای مذاکره در مورد هزینه ها و تمدید قرارداد بر اساس آنچه شرکت شما واقعاً نیاز دارد استفاده کند. گزینه خرید با کمک Tropic همه ارتباطات را برای شما انجام می دهد و هر مرحله را در امضای قراردادهای جدید یا تمدید قراردادهای موجود هماهنگ می کند. و اگر برداشتن ابزارهای تکراری یا بریدن صندلی های بلااستفاده می تواند در هزینه شما صرفه جویی کند، Tropic می تواند به شما کمک کند تا 23 درصد در سال صرفه جویی کنید.